Ein Physiotherapie-Rezept über zehn Behandlungen, zweimal die Woche. Du könntest jetzt zehnmal einzeln in den Kalender klicken, jeden Termin von Hand suchen, eintragen, bestätigen. Oder du legst das Ganze einmal als Serie an und bist in dreißig Sekunden fertig.
Wiederkehrende Termine sind der unaufgeregte Teil der Terminplanung, der im Alltag am meisten Zeit spart. Trotzdem tippen ihn viele Betriebe immer noch mühsam per Hand.
Wann lohnt sich eine Terminserie?
Immer dann, wenn derselbe Kunde regelmäßig zur gleichen Leistung kommt. Sobald sich ein Rhythmus abzeichnet, ist die Serie schneller als jede Einzelbuchung.
Typische Fälle aus dem Alltag:
- Physiotherapie nach Rezept: zehn Behandlungen, zweimal wöchentlich.
- Fußpflege alle sechs Wochen, fest beim selben Kunden.
- Coaching alle zwei Wochen, immer dienstags um 9 Uhr.
- Personal Training wöchentlich, gleicher Slot, gleicher Trainer.
Der eigentliche Gewinn ist nicht nur die gesparte Tipparbeit. Eine Serie bindet Stammkunden, weil der nächste Termin schon steht, statt jedes Mal neu ausgehandelt zu werden. Und sie macht deine Auslastung planbar: Ein fester Dienstag-9-Uhr-Slot, der zehn Wochen läuft, ist Umsatz, den du sicher einkalkulieren kannst. Der Kunde muss nicht daran denken, den nächsten Termin zu machen, und du verlierst ihn nicht an die Konkurrenz, nur weil er es vergessen hat.
Rechne es einmal durch: Zehn feste Slots à 60 € sind 600 € gesicherter Umsatz, über den du nicht mehr nachgrübeln musst. Bei zwanzig Stammkunden mit fester Serie ist der halbe Kalender schon gefüllt, bevor die Woche überhaupt anfängt. Das nimmt viel Druck aus der ständigen Jagd nach der nächsten Buchung.
Wie legst du eine Terminserie an?
Du buchst den ersten Termin ganz normal und legst dann fest, wie oft und in welchem Rhythmus er sich wiederholt. Den Rest baut das System für dich zusammen.
In der Praxis sind es vier Angaben:
1. Der erste Termin: Tag, Uhrzeit, Leistung und, bei mehreren Mitarbeitern, die Person.
2. Der Rhythmus: wöchentlich, alle zwei Wochen (14-tägig) oder zum Beispiel alle vier Wochen.
3. Das Ende: nach einer festen Zahl von Terminen oder bis zu einem Datum.
4. Die Bestätigung: Das System legt alle Termine auf einmal an und prüft dabei, ob die Slots frei sind.
Ein Beispiel: Erster Termin am Dienstag, 9 Uhr, Leistung „Krankengymnastik", Rhythmus wöchentlich, Ende nach zehn Terminen. Ein Klick, und die kompletten zehn Wochen stehen im Kalender, jeweils dienstags um 9 Uhr. Merkt das System, dass einer der Termine auf einen Feiertag fällt oder mit einer anderen Buchung kollidiert, weist es dich darauf hin, statt still zu überbuchen.
Jeder Termin der Serie ist danach ein ganz normaler Termin. Der Kunde bekommt für jeden einzelnen eine Bestätigung und, wenn du magst, vorab eine Erinnerung. Für dich sieht es im Kalender aus wie zehn saubere Buchungen, nur eben ohne den Aufwand, sie zehnmal von Hand einzutragen.
Was tun, wenn ein einzelner Termin der Serie nicht passt?
Diesen einen Termin verschieben oder absagen, ohne die ganze Serie anzufassen. Das ist der Punkt, an dem sich eine gute Terminserie von einer starren Wiederholung unterscheidet.
Das Leben hält sich nun mal nicht an den Rhythmus. Der Kunde ist in der dritten Woche im Urlaub. Ein Termin fällt auf einen Feiertag. Einmal passt 9 Uhr nicht, und es soll ausnahmsweise 14 Uhr sein. In all diesen Fällen gilt: nur den betroffenen Termin ändern, der Rest der Serie bleibt unberührt.
Sagt der Kunde einen einzelnen Termin ganz ab, wird nur dieser Slot wieder frei und kann an jemand anderen gehen, während die Serie ganz normal weiterläuft. Ändert sich dagegen etwas dauerhaft, etwa der Rhythmus ab sofort von wöchentlich auf 14-tägig, greifst du zur Option „diesen und alle folgenden Termine". So korrigierst du den ganzen Rest der Serie in einem Schritt, ohne die schon gelaufenen Termine anzurühren. Genau diese Flexibilität ist der Grund, eine Serie überhaupt anzulegen, statt zehn lose Einzeltermine zu buchen, die du bei jeder Änderung einzeln suchen müsstest.
Auch dafür ist TerminKasten gedacht: Serien wöchentlich, 14-tägig oder in eigenem Rhythmus anlegen, einzelne Termine mit einem Klick verschieben und bei Bedarf Anzahlung oder automatische No-Show-Gebühr dazuschalten. DSGVO-konform, Server in Deutschland, ab 39 €/Monat. So bleibt aus einem Rezept über zehn Behandlungen eine Sache von Sekunden, nicht von zehn Einzelbuchungen.
Häufige Fragen
Kann ich eine Terminserie auch alle zwei Wochen anlegen?
Ja. Neben wöchentlich sind 14-tägige Serien der häufigste Fall, etwa bei Coaching oder Behandlungen im Zwei-Wochen-Takt. Genauso lassen sich größere Abstände wie alle vier oder sechs Wochen einstellen, je nachdem, wie oft dein Kunde kommt.
Was passiert mit einer Serie an Feiertagen?
Fällt ein Serientermin auf einen Feiertag oder eine geblockte Zeit, wirst du darauf hingewiesen und kannst genau diesen Termin verschieben. Die übrigen Termine der Serie bleiben unverändert stehen.
Kann ich eine ganze Serie auf einmal absagen?
Ja. Läuft eine Behandlungsreihe früher aus oder springt ein Kunde ab, sagst du die Serie ab dem gewünschten Termin komplett ab. Die bereits stattgefundenen Termine bleiben in der Historie erhalten.
Bindet eine Terminserie meine Stammkunden wirklich?
Ja, weil der nächste Termin schon feststeht und nicht jedes Mal neu vereinbart werden muss. Der Kunde muss nichts organisieren, und du sicherst dir feste Slots im Voraus, statt auf spontane Wiederbuchungen zu hoffen.
Wer regelmäßig dieselben Kunden sieht, sollte nicht regelmäßig dieselbe Tipparbeit machen. Eine Serie einmal sauber angelegt, einzelne Ausnahmen mit einem Klick geregelt, und dein Kalender plant sich in weiten Teilen von selbst.
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