„Ab 9 € im Monat" steht auf der Preisseite, und du denkst: geschenkt. Dann buchst du, und plötzlich sind es 9 € pro Mitarbeiter, SMS kosten extra, das Modul für Anzahlungen liegt im teureren Paket, und die Einrichtung schlägt einmalig mit 149 € zu Buche. Aus „ab 9 €" werden real 60 € im Monat.
Terminbuchungssoftware ist selten teuer. Sie ist nur oft anders teuer, als die große Zahl auf der Startseite verspricht. Schauen wir uns an, was du wirklich zahlst und ab wann sich das rechnet.
Welche Preismodelle gibt es, und was passt zu dir?
Grob zwei. Entweder du zahlst pro Nutzer, oder du zahlst einen Pauschalpreis für den ganzen Betrieb.
Pro Nutzer (auch „pro Seat"): Du zahlst für jeden Mitarbeiter mit eigenem Kalender, meist 8 bis 15 € pro Kopf. Für den Solo-Betrieb top. Für ein Team mit fünf Leuten wird es schnell zum Rechenspiel: fünf mal 12 € sind 60 € im Monat, und der sechste Mitarbeiter kostet nochmal extra.
Pauschalpreis: Ein fester Betrag für den ganzen Laden, egal ob zwei oder acht Mitarbeiter. Für Teams fast immer günstiger und vor allem planbar. Du weißt im Januar, was du im Dezember zahlst, auch wenn du zwischendurch jemanden einstellst.
Faustregel: Bis zwei, drei Leute ist „pro Nutzer" oft günstiger. Ab vier Personen lohnt sich der Blick auf einen Pauschaltarif fast immer.
Welche versteckten Kosten übersehen die meisten?
Die, die nicht in der großen Zahl stehen. Vier tauchen immer wieder auf:
- SMS-Erinnerungen: Fast überall extra, meist 7 bis 10 Cent pro Nachricht oder als Paket. Bei 100 Terminen im Monat sind das rund 8 bis 10 €.
- Setup-Gebühr: Manche Anbieter verlangen einmalig 100 bis 300 € für die Einrichtung. Frag vorher, ob und wie viel.
- Zusatzmodule: Anzahlung, Online-Bezahlung, Warteliste, Kundenverwaltung. Was du wirklich brauchst, steckt gern im teureren Paket oder kostet obendrauf.
- Jahresbindung: Der günstige Preis gilt oft nur bei jährlicher Vorauszahlung mit zwölf Monaten Bindung. Monatlich kündbar ist meist teurer, dafür flexibel.
Keine dieser Kosten ist unfair. Nur solltest du sie zusammenrechnen, bevor du vergleichst. Der Anbieter mit dem höheren Grundpreis, bei dem SMS und Anzahlung schon drin sind, ist am Monatsende oft der günstigere.
Ein Praxistipp: Nimm den beworbenen Preis, addiere SMS, das Modul für Anzahlungen und die anteilige Setup-Gebühr, und vergleiche erst dann. Diese eine Rechnung spart dir mehr als jeder Rabattcode.
Eine Kostenart vergessen fast alle: die Gebühr fürs Bezahlen selbst. Ziehst du Anzahlungen online ein, fällt pro Transaktion eine kleine Gebühr des Zahlungsdienstleisters an, meist rund 1,5 bis 3 % plus wenige Cent. Bei einer Anzahlung von 30 € sind das unter einem Euro. Verglichen mit einem kompletten No-Show ist das Portokasse, aber du solltest wissen, dass es sie gibt.
Ab wann rechnet sich die Software überhaupt?
Meist ab dem ersten verhinderten No-Show im Monat. Das ist keine Werbefloskel, sondern schlichte Rechnung.
Nimm ein Abo für 39 € im Monat. Ein einziger ausgefallener Termin, den die Software verhindert, liegt bei den meisten Dienstleistern schon darüber. Eine Physio-Sitzung, eine Färbung, eine Kosmetikbehandlung: 60, 90, 120 €. Ein verhinderter Ausfall, und das Abo ist bezahlt, der Rest des Monats ist Plus.
Rechnen wir es sauber durch. Ein Kosmetikstudio mit 80 Terminen im Monat, Durchschnittswert 70 €, No-Show-Rate 12 %. Das sind rund zehn leere Termine, also etwa 700 € entgangener Umsatz pro Monat. Senkt eine Anzahlung die Ausfälle auf 4 %, bleiben knapp drei Ausfälle, gut 500 € gerettet. Gegen ein Abo von 39 € ist das kein Vergleich mehr, sondern eine Entscheidung, die sich von selbst trifft.
Und das ist nur der No-Show-Effekt. Die gesparte Zeit am Telefon, die Buchungen, die nachts um elf reinkommen, wenn dein Laden längst zu ist, die weniger genervten Rückrufe: das steht in keiner Preistabelle, zählt aber jeden Tag mit.
Für ein größeres Team dreht sich die Rechnung nur nach oben. Drei Behandlungsplätze, zusammen 200 Termine im Monat, 10 % Ausfall: Das sind zwanzig leere Termine. Selbst wenn ein Pauschaltarif hier 59 € kostet, steht dem ein Vielfaches an geretteten Terminen gegenüber. Je voller dein Kalender, desto schneller zahlt sich die Software zurück.
Deshalb lohnt beim Vergleich der Blick auf den No-Show-Schutz. TerminKasten etwa arbeitet mit Pauschalpreis ab 39 € im Monat, ohne Provision pro Buchung, mit Anzahlung oder hinterlegter Karte und automatischer Ausfallgebühr bei No-Show. DSGVO-konform, Server in Deutschland. Der Punkt ist nicht der Preis an sich, sondern dass ein Tarif, der Ausfälle verhindert, sich über genau diese Ausfälle finanziert.
Häufige Fragen
Was kostet Terminbuchungssoftware im Schnitt?
Für kleine Dienstleister realistisch 30 bis 60 € im Monat, je nach Modell und Funktionsumfang. Pro-Nutzer-Tarife starten bei 8 bis 15 € pro Kopf, Pauschaltarife liegen oft bei 39 bis 59 € für den ganzen Betrieb.
Lohnt sich ein Jahresabo gegenüber monatlich?
Wenn du sicher bist, dass du bleibst, ja, denn Jahrestarife sind meist 15 bis 20 % günstiger. Testest du noch, ist monatlich kündbar den kleinen Aufpreis wert. Verrenne dich nicht in eine Bindung für ein Tool, das du zwei Wochen kennst.
Sind SMS-Erinnerungen ihr Geld wert?
Fast immer. Eine SMS kostet dich um die 8 Cent und wird gelesen, eine E-Mail landet oft ungeöffnet im Werbeordner. Wenn dir die Erinnerungen einen Ausfall im Monat ersparen, hast du die Kosten um ein Vielfaches wieder drin.
Wie erkenne ich versteckte Kosten vor dem Abschluss?
Frag konkret nach Setup-Gebühr, SMS-Preisen, welche Funktionen im Grundpreis stecken und ob der beworbene Preis eine Jahresbindung voraussetzt. Ein seriöser Anbieter beantwortet das klar. Wer drumherum redet, verrät dir schon die Antwort.
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Der günstigste Anbieter ist selten der mit der kleinsten Zahl auf der Startseite. Es ist der, bei dem am Monatsende unterm Strich am meisten übrig bleibt. Und dieser Strich hat zwei Seiten: was das Tool kostet und was es dir an Ausfällen erspart. Rechne beide, dann triffst du eine Entscheidung, die auch in einem Jahr noch stimmt.
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