14:30 Uhr, Behandlungsraum 2. Liege frisch bezogen, das KG-Rezept liegt bereit, der Patient ist eingetragen. Nur: Er kommt nicht. Kein Anruf, keine Absage. Um 15:00 wartet schon der Nächste, und die halbe Stunde dazwischen ist einfach weg.
In der Physiotherapie ist das kein Einzelfall, sondern ein Rechenproblem. Du arbeitest im engen Takt, meist 20 bis 30 Minuten pro Patient. Jeder leere Slot ist bezahlte Zeit, die du nicht mehr zurückholst.
Warum tun No-Shows in der Physio besonders weh?
Weil dein Kalender kaum Luft hat. Eine Praxis mit drei Therapeuten behandelt schnell 45 Patienten am Tag, über die Woche rund 225. Fehlen davon nur 5 Prozent unentschuldigt, sind das etwa elf leere Slots pro Woche. Bei einem Kassensatz von grob 28 € für eine KG-Einheit reden wir über gut 300 € Umsatz, den du nicht abrechnen kannst. Fällt ein Selbstzahler-Termin für 70 € aus, ist der Betrag pro Slot mehr als doppelt so hoch.
Rechne das auf den Monat hoch, und du landest schnell bei über 1.200 € Umsatz, der einfach durch fehlende Patienten verschwindet. Kein Materialverbrauch, kein Aufwand, trotzdem weg. Bei den heutigen Kassensätzen und Personalkosten ist das eine Marge, die keine Praxis verschenken sollte.
Dazu kommt der Serien-Effekt. Ein Physio-Rezept umfasst oft 6 bis 10 Termine. Reißt ein Patient mittendrin ab, verlierst du nicht einen Slot, sondern eine ganze Kette von Folgeterminen, die du fest für ihn geblockt hattest. Ein Loch mitten am Nachmittag reißt dich außerdem aus dem Takt: Dokumentation, Wechsel zwischen Behandlungen und kurz durchatmen fallen aus, weil danach direkt der nächste Patient wartet.
Und anders als beim Friseur kannst du die Lücke selten spontan füllen. Wer um 14:30 nicht erscheint, lässt sich nicht durch den nächsten Laufkunden ersetzen. Die Zeit ist weg.
Wie buchst du eine ganze Rezept-Serie auf einmal?
Das ist der Punkt, den die meisten Praxen unterschätzen. Am Telefon bucht die Rezeption jeden der zehn Termine einzeln, sucht Lücken, verschiebt, notiert. Für ein einziges Rezept vergehen so schnell zehn Minuten Telefonzeit.
Online läuft das anders. Der Patient wählt gleich einen wiederkehrenden Slot, etwa jeden Dienstag und Donnerstag um 14:00, und bucht die komplette Serie in einem Rutsch. Er sieht sofort, welche Zeiten über die nächsten Wochen frei sind, und bekommt für jeden Termin eine automatische Erinnerung per SMS oder E-Mail.
Ein Beispiel: Frau M. kommt mit einem Rezept über 10 Einheiten Manuelle Therapie. Statt am Telefon zehn einzelne Termine zu suchen, wählt sie online einen festen Doppel-Slot pro Woche und ist in zwei Minuten durch. Jeder dieser Termine bekommt automatisch eine Erinnerung, sodass die Serie nicht in Woche sechs plötzlich einschläft.
Das entlastet die Rezeption spürbar. Weniger Telefon heißt weniger Unterbrechungen an der Anmeldung, weniger Zettelwirtschaft, weniger Doppelbuchungen. Deine Mitarbeiterin am Empfang kann sich um die Patienten kümmern, die gerade vor ihr stehen, statt den Hörer nicht aus der Hand zu legen. Und die abendlichen Terminwünsche, die sonst auf dem Anrufbeantworter landen, buchen die Patienten selbst, wann immer es ihnen passt.
Was ist mit den Gesundheitsdaten deiner Patienten?
Heikel, und deshalb wichtig. Auf jedem Rezept steht eine Diagnose, und Diagnosen sind Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO, also besonders geschützt. Ein Buchungssystem, das solche Angaben abfragt oder auf Servern irgendwo in den USA speichert, ist für eine Praxis ein echtes Risiko.
Die saubere Lösung: Frag online nur ab, was du für die Terminvergabe brauchst. Name, Kontakt, Leistung, gegebenenfalls die Info „Kassenpatient" oder „Selbstzahler". Keine Diagnose, kein Freitextfeld für Krankengeschichten. Die medizinischen Details klärst du in der Praxis, nicht im Buchungsformular.
Achte außerdem auf den Serverstandort und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Für eine Gesundheitspraxis in Deutschland ist ein Anbieter mit Servern in Deutschland kein Luxus, sondern der Normalfall, den du im Zweifel auch deiner Datenschutzaufsicht erklären kannst.
Genau hier setzt TerminKasten an: Online-Buchung für Rezept-Serien mit automatischen Erinnerungen, dazu die Möglichkeit, bei Selbstzahler-Terminen eine Anzahlung einzuziehen oder eine Karte zu hinterlegen, von der die Ausfallgebühr bei No-Show automatisch abgebucht wird. DSGVO-konform, Server in Deutschland, ab 39 € im Monat. Du entscheidest pro Leistung, ob und wie viel Absicherung du brauchst.
Lohnt sich eine Ausfallgebühr auch bei Kassenpatienten?
Kurz: Bei Selbstzahlern klar, bei reinen Kassenleistungen wird es kniffliger. Für die entgangene Kassenleistung selbst darfst du dem gesetzlich Versicherten in der Regel nichts berechnen. Zulässig ist aber oft eine separat vereinbarte Ausfallpauschale für den reservierten Termin, wenn du sie vorher schriftlich vereinbarst und sie angemessen bleibt.
Das ersetzt keine Rechtsberatung, und die Rechtslage bei Kassenpatienten ist umstritten. Im Zweifel lässt du dir deine Terminvereinbarung einmal von einem Anwalt absegnen. Bei Selbstzahlern dagegen ist die Sache einfach: Anzahlung oder hinterlegte Karte, fertig.
Häufige Fragen
Wie stark senkt eine Online-Buchung die No-Show-Rate?
Das hängt an den Erinnerungen. Automatische SMS- oder E-Mail-Reminder ein bis zwei Tage vor dem Termin holen viele Patienten zurück, die den Termin schlicht vergessen hätten. In der Praxis sinkt die Ausfallquote dadurch oft deutlich, gerade bei langen Rezept-Serien.
Können auch ältere Patienten online buchen?
Ja, wenn das Formular einfach ist. Wichtig ist, dass die Buchung ohne Konto und in wenigen Schritten funktioniert. Für alle, die lieber anrufen, bleibt das Telefon ja bestehen. Online ist ein zusätzlicher Kanal, kein Zwang.
Darf ich für einen Selbstzahler-Termin eine Anzahlung verlangen?
Ja. Bei Selbstzahlern schließt du einen normalen Behandlungsvertrag, und eine Anzahlung ist ein übliches und zulässiges Mittel, um den Termin verbindlich zu machen. Wichtig ist nur, dass du die Bedingung vor der Buchung klar nennst.
Wo werden die Termindaten gespeichert?
Bei einem passenden Anbieter auf Servern in Deutschland, geregelt über einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Gib online nur die Daten ein, die du für den Termin brauchst, und halte medizinische Details aus dem Buchungsformular heraus.
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Der leere Behandlungsraum ist in der Physio kein Pech, sondern eine Stellschraube. Wer Rezept-Serien online buchbar macht, automatisch erinnert und Selbstzahler absichert, gewinnt zwei Dinge zurück: die Zeit an der Rezeption und den Umsatz, der sonst um 14:30 einfach verschwindet.
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