Frag mal fünf Betriebe, wie hoch ihre No-Show-Rate ist. Du bekommst fünf Bauchgefühle. „Kommt vor", „hält sich in Grenzen", „letzte Woche war schlimm". Keine Zahl.
Dabei ist das die eine Kennzahl, die dir jeden Monat schwarz auf weiß sagt, wie viel Umsatz durch nicht erschienene Kunden verloren geht. Und sie ist in zwei Minuten ausgerechnet.
Wie berechnet man die No-Show-Rate?
Die Formel ist so simpel, dass du sie im Kopf machen kannst:
No-Show-Rate = (No-Shows ÷ gebuchte Termine) × 100
Ein Beispiel aus dem Alltag. Du hattest im letzten Monat 200 gebuchte Termine. 18 Kunden sind nicht erschienen und haben auch nicht abgesagt. Rechnung: 18 ÷ 200 = 0,09. Mal 100 sind das 9 Prozent No-Show-Rate.
Zwei Dinge, bei denen sich viele verrechnen:
- Nur echte No-Shows zählen. Ein Kunde, der 24 Stunden vorher absagt, ist kein No-Show – das ist eine reguläre Stornierung. In die Formel gehört nur, wer unangekündigt wegbleibt.
- Die Basis sind gebuchte, nicht freie Termine. Nimm die Zahl aller Termine, die im Zeitraum stattfinden sollten, nicht deine theoretische Kapazität.
Rechne die Rate am besten pro Monat und schau dir den Verlauf über ein halbes Jahr an. Eine einzelne schlechte Woche sagt wenig. Ein Trend nach oben sagt viel.
Wenn du magst, geh eine Ebene tiefer und rechne die Rate pro Wochentag oder pro Leistung. Oft steckt das Problem in einem Muster: der Montagvormittag, die kostenlose Erstberatung, der Neukunde ohne Vorgeschichte. Das siehst du erst, wenn du es aufschlüsselst.
Was ist eine normale No-Show-Rate?
Über Branchen hinweg liegen die typischen Werte grob bei 10 bis 20 Prozent, wenn nichts abgesichert ist. Klingt viel? Ist es auch. Bei 20 Prozent fällt jeder fünfte Termin aus – ein kompletter Arbeitstag pro Woche, für den niemand zahlt.
Ein paar Anhaltspunkte aus der Praxis, ohne dass ich dir hier eine Nachkommastelle vorgaukle:
- Friseur und Beauty: eher am oberen Rand, weil viele Termine kurzfristig und emotional gebucht werden. Zweistellig ist keine Seltenheit.
- Physio und Gesundheit: stark schwankend. Manche Praxen kämpfen mit hohen Ausfällen, gerade bei langen Behandlungsserien.
- Coaching, Beratung, Erstgespräche: gerade kostenlose Termine haben oft die höchsten Raten. Was nichts kostet, wird leicht vergessen.
- Handwerk mit festem Auftrag: meist niedriger, weil hinter dem Termin schon eine konkrete Vereinbarung steht.
Der Unterschied, der wirklich zählt, ist nicht die Branche. Es ist die Frage, ob am Termin Geld hängt. Betriebe ohne jede Absicherung liegen typischerweise bei den genannten 10 bis 20 Prozent. Betriebe, die eine Anzahlung einziehen oder eine Karte hinterlegen lassen, drücken die Rate erfahrungsgemäß unter 2 Prozent. Das ist kein kleiner Effekt, das ist eine andere Liga.
Warum so drastisch? Weil ein hinterlegter Betrag die Psychologie dreht. Ein unverbindlicher Termin kostet beim Vergessen nichts. Ein Termin mit 30 € Anzahlung schon. Also sagt der Kunde lieber rechtzeitig ab – und selbst das ist für dich ein Gewinn, weil du den Platz neu vergeben kannst.
Wie senkst du deine No-Show-Rate?
Messen ist der erste Schritt. Der zweite ist, an den richtigen Stellschrauben zu drehen. Drei Hebel bringen in der Praxis am meisten:
1. Erinnerungen automatisieren. Eine Terminerinnerung per SMS oder E-Mail 24 Stunden vorher fängt die schlichten Vergesser ab – und das ist ein überraschend großer Teil. Wichtig: automatisch, nicht von Hand. Was du manuell machst, machst du im Stress nicht.
2. Absagen leicht machen. Klingt paradox, wirkt aber. Wer mit einem Klick absagen kann, sagt eher ab, statt einfach wegzubleiben. Und eine Absage 12 Stunden vorher ist tausendmal besser als ein leerer Stuhl, weil du den Slot noch füllen kannst.
3. Verbindlichkeit schaffen. Der stärkste Hebel. Sobald am Termin ein echter Betrag hängt – als Anzahlung oder über eine hinterlegte Karte – ändert sich das Verhalten. Nicht bei jedem, aber im Schnitt genug, um die Rate von zweistellig auf einstellig und darunter zu bringen.
Genau hier setzt TerminKasten an: Du lässt Kunden bei der Online-Buchung eine Anzahlung leisten oder ihre Karte hinterlegen, und bei einem No-Show wird die Ausfallgebühr automatisch berechnet. DSGVO-konform, Server in Deutschland, ab 39 €/Monat. Pro Leistung entscheidest du, wie viel Absicherung sinnvoll ist – der 20-Minuten-Termin braucht weniger als die zweistündige Behandlung.
Ein letzter Punkt, den fast alle überspringen: Miss weiter, nachdem du etwas geändert hast. Sonst weißt du nie, ob die Erinnerung oder die Anzahlung den Unterschied gemacht hat. Die Rate ist kein Deko-Wert fürs Protokoll, sie ist dein Feedback.
Häufige Fragen
Zählt eine kurzfristige Absage als No-Show?
Nein. Ein No-Show ist ausschließlich das unangekündigte Wegbleiben. Eine Absage – auch eine kurzfristige – ist eine Stornierung und gehört nicht in die Formel. Sie kann trotzdem eine Ausfallgebühr auslösen, wenn sie zu spät kommt, aber das ist eine separate Frage.
Wie oft sollte ich die No-Show-Rate berechnen?
Einmal im Monat reicht für den Überblick, plus ein Blick auf den Verlauf über sechs Monate. Willst du eine Maßnahme testen, vergleich die drei Monate davor mit den drei danach. Einzelne Wochen schwanken zu stark, um daraus etwas abzuleiten.
Ab welcher Rate sollte ich handeln?
Grob gesagt: alles ab dem zweistelligen Bereich kostet dich spürbar Umsatz. Wenn jeder zehnte Termin ausfällt, rechnet sich fast jede Gegenmaßnahme schon im ersten Monat. Unter 5 Prozent ist ein guter Zielkorridor.
Senkt eine Anzahlung die Rate wirklich so stark?
In der Praxis ja. Der Sprung von 10 bis 20 Prozent ohne Absicherung auf unter 2 Prozent mit Anzahlung oder hinterlegter Karte ist der größte Einzelhebel. Der Grund ist simpel: Verbindlichkeit ändert Verhalten mehr als jede freundliche Erinnerung.
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Die No-Show-Rate ist die ehrlichste Zahl in deinem Kalender. Sie diskutiert nicht, sie schönt nichts. Rechne sie einmal aus, und du weißt sofort, ob dein leerer Stuhl ein Randthema ist oder ein echtes Loch in der Kasse.
Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Trotz sorgfältiger Erstellung können Fehler oder veraltete Informationen nicht ausgeschlossen werden. Bitte prüfen Sie die Angaben vor einer konkreten geschäftlichen Nutzung.