„Dann berechne ich eben den vollen Preis." Der Satz fällt oft, wenn ein Kunde zum dritten Mal nicht erscheint. Verständlich aus Frust. Nur hält er rechtlich meistens nicht – und genau an der Höhe scheitern die meisten Ausfallgebühren, nicht am Grundsatz.
Dass du bei einem unentschuldigten No-Show überhaupt etwas verlangen darfst, ist geklärt. Die spannende Frage ist: wie viel? Da liegt der Unterschied zwischen einer Gebühr, die durchgeht, und einer, die dir um die Ohren fliegt.
Wie hoch darf eine Ausfallgebühr sein?
Die kurze Antwort: so hoch wie dein entgangener Gewinn, nicht so hoch wie dein voller Rechnungsbetrag. Das ist der Dreh- und Angelpunkt.
Der Gedanke dahinter ist fair, wenn man ihn einmal durchdenkt. Der Kunde soll dir das ersetzen, was dir durch den Ausfall tatsächlich verloren geht. Verloren geht dir deine Zeit und dein Gewinn – nicht die Kosten, die du dir durch den Ausfall gespart hast. Wenn der Kunde nicht kommt, verbrauchst du kein Material, kein Farbmittel, kein Wachs, keine Verbrauchsartikel. Diese ersparten Aufwendungen musst du dir anrechnen lassen und vom Preis abziehen.
Dazu kommt ein zweiter Abzug, den viele vergessen: Was du in der frei gewordenen Zeit anderweitig verdient hast, mindert deinen Anspruch ebenfalls. Konntest du den Slot mit einem anderen Kunden füllen, ist dein Schaden entsprechend kleiner – im besten Fall null.
Wie rechnest du den entgangenen Gewinn aus?
Am schnellsten verstehst du es an Zahlen. Nimm den Preis der Leistung, zieh die ersparten Sachkosten ab, und du landest ungefähr beim erstattungsfähigen Betrag.
Beispiel 1 – die Balayage.
Preis: 150 €. Material, das du bei Nichterscheinen sparst (Farbe, Pflege, Verbrauchsmaterial): rund 30 €. Bleibt ein entgangener Gewinn von etwa 120 €. Diese Größenordnung lässt sich gut begründen – vorausgesetzt, du konntest den Termin nicht neu besetzen.
Beispiel 2 – die Kosmetikbehandlung.
Preis: 80 €. Ersparte Produktkosten: rund 15 €. Erstattungsfähig sind grob 65 €. Auch hier gilt: Hast du den Platz kurzfristig anderweitig gefüllt, sinkt der Betrag.
Beispiel 3 – der kurze Termin.
Ein Herrenhaarschnitt für 25 € oder eine 20-minütige Kontrolle. Hier bringt die genaue Rechnerei wenig, weil die ersparten Kosten minimal sind und der Aufwand fürs Nachrechnen in keinem Verhältnis steht. Für solche Fälle setzen viele Betriebe eine Pauschale von 10 bis 30 € an. Das ist verbreitet, praktikabel und in dieser Größenordnung gut vertretbar.
Ein paar Faustregeln, die dir das Leben leichter machen:
- Vollen Preis nur, wenn kaum Sachkosten anfallen. Bei einer reinen Zeitleistung ohne Material – etwa einer Beratungsstunde – liegt der entgangene Gewinn näher am vollen Preis, weil du wenig sparst.
- Runde nach unten, nicht nach oben. Eine Gebühr, die eher zurückhaltend kalkuliert ist, provoziert weniger Streit und wirkt fairer.
- Pauschalen müssen angemessen bleiben. 20 € auf einen 25-€-Termin ist eine andere Nummer als 20 € auf einen 200-€-Termin. Die Pauschale sollte zum Wert der Leistung passen.
Damit die Höhe überhaupt zählt, muss das Fundament stimmen: ein verbindlich vereinbarter Termin und eine Stornoregelung, der der Kunde vor der Buchung zugestimmt hat. Eine Gebühr, von der er nie gehört hat, kannst du noch so sauber berechnen – durchsetzbar ist sie kaum.
Kurz und ehrlich: Das hier ist keine Rechtsberatung, sondern das Grundprinzip aus der Praxis. Für deine konkreten Stornobedingungen lohnt der Blick eines Anwalts. Das Rechenmodell dahinter bleibt trotzdem gleich.
Warum ist eine Anzahlung oft die klügere Wahl?
Weil sie dir das ganze Nachrechnen erspart. Statt nach dem Ausfall den entgangenen Gewinn zu ermitteln, dem Betrag hinterherzuschreiben und im Zweifel zu streiten, ist das Geld schon da.
Eine Anzahlung von etwa 30 % des Behandlungspreises ist schnell erklärt und wirkt sofort verbindlich. Bei 150 € wären das 45 €, die der Kunde beim Buchen leistet. Kommt er nicht, hast du eine faire Teilkompensation, ohne eine einzige Rechnung schreiben zu müssen. Kommt er, wird die Anzahlung mit dem Endbetrag verrechnet. Für niemanden ein Nachteil.
Genau dafür ist TerminKasten gemacht: Du legst pro Leistung fest, ob eine Anzahlung fällig wird oder die Karte hinterlegt wird, und bei einem No-Show wird die Ausfallgebühr automatisch berechnet – DSGVO-konform, Server in Deutschland, ab 39 €/Monat. So hängt die Höhe nicht mehr an deinem Nervenkostüm nach dem Ausfall, sondern steht vorher fest.
Häufige Fragen
Darf ich den vollen Behandlungspreis als Ausfallgebühr verlangen?
In der Regel nicht. Du musst dir die ersparten Kosten und einen eventuellen anderweitigen Verdienst anrechnen lassen. Der entgangene Gewinn ist die realistische Obergrenze. Nur bei reinen Zeitleistungen ohne nennenswerte Sachkosten liegt er nah am vollen Preis.
Wie hoch ist eine übliche Pauschale bei kleinen Terminen?
Bei kurzen, günstigen Terminen sind pauschal 10 bis 30 € verbreitet. Der genaue Betrag sollte zum Wert der Leistung passen – eine Pauschale, die fast so hoch ist wie der Termin selbst, wirkt schnell unangemessen.
Muss ich beweisen, dass mir ein Schaden entstanden ist?
Im Streitfall ja. Du musst plausibel machen, dass dir tatsächlich etwas entgangen ist. Konntest du die Zeit anderweitig füllen, schrumpft dein Anspruch oder entfällt. Eine Anzahlung umgeht dieses Problem, weil das Geld schon geflossen ist.
Ist eine prozentuale Anzahlung oder ein fester Betrag besser?
Beides ist möglich. Ein Prozentsatz wie 30 % skaliert automatisch mit dem Preis und wirkt fair. Ein fester Betrag ist bei einheitlichen Leistungen einfacher zu kommunizieren. Für gemischte Preislisten ist der Prozentsatz meist die rundere Lösung.
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Bei der Ausfallgebühr gewinnst du nicht, indem du hoch pokerst. Du gewinnst, indem du fair und nachvollziehbar rechnest – oder das Ganze mit einer Anzahlung von vornherein aus der Diskussion nimmst. Der entgangene Gewinn ist deine Grenze, und wer sie kennt, muss sie nie vor Gericht verteidigen.
Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung künstlicher Intelligenz erstellt. Trotz sorgfältiger Erstellung können Fehler oder veraltete Informationen nicht ausgeschlossen werden. Bitte prüfen Sie die Angaben vor einer konkreten geschäftlichen Nutzung.