Coaching-Termine online buchen lassen: Der komplette Leitfaden

Warum Coaches Online-Buchung brauchen

Als Coach verkaufst du deine Zeit. Jede Minute, die du mit Terminabsprachen verbringst, ist eine Minute, die du nicht coachen kannst. Und der erste Eindruck zählt: Wenn ein potenzieller Klient 3 E-Mails hin- und herschicken muss, um einen Ersttermin zu vereinbaren, verlierst du ihn vielleicht an den Coach, bei dem er in 30 Sekunden buchen konnte.

Online-Terminbuchung ist für Coaches kein Nice-to-have – sie ist Teil deines professionellen Auftritts.

Erstgespräch vs. Folgetermin: Unterschiedliche Buchungslogik

Das Erstgespräch

Das Erstgespräch ist oft kostenlos oder vergünstigt (15–30 Minuten). Es dient dem gegenseitigen Kennenlernen. Hier brauchst du:

• Eigenen Buchungstyp mit separatem Zeitfenster
• Begrenzung: z. B. max. 3 Erstgespräche pro Woche, damit dein Kalender nicht überläuft
• Kurze Intake-Fragen bei der Buchung (Was ist dein Anliegen? Was erhoffst du dir?)
• Keine oder geringe Kosten – aber trotzdem eine verbindliche Buchung

Der Folgetermin

Folgetermine sind das Kerngeschäft. Hier sind andere Dinge wichtig:

• Feste Dauer (50–60 oder 90 Minuten)
• Anzahlung oder Vorauszahlung – bei Sessions ab 100 € absolut üblich
• Serienbuchung ermöglichen (z. B. 6er-Paket, wöchentlich gleicher Slot)
• Stornobedingungen klar kommunizieren

Das Zeitzonen-Problem lösen

Viele Coaches arbeiten mit Klienten in verschiedenen Zeitzonen – besonders im Online-Coaching. Das führt regelmäßig zu Verwirrung: „Ich dachte, 15 Uhr meiner Zeit?"

Die Lösung: Ein Buchungssystem, das automatisch die Zeitzone des Klienten erkennt und umrechnet. Der Klient sieht die verfügbaren Zeiten in seiner Zeitzone, du siehst sie in deiner. Keine Missverständnisse mehr.

Tipp: Stelle deine Verfügbarkeit in deiner eigenen Zeitzone ein. Das System rechnet automatisch um.

Anzahlung bei hochpreisigen Sessions

Coaching-Sessions kosten oft 100–300 € pro Stunde. Ein No-Show tut richtig weh. Eine Anzahlung von 50 % oder sogar Vorauszahlung ist in dieser Preisklasse absolut branchenüblich und wird von seriösen Klienten erwartet.

So kommunizierst du es souverän:

„Um deinen Termin verbindlich zu reservieren, bitte ich um eine Vorauszahlung. Bei Stornierung bis 48 Stunden vorher erstatte ich den vollen Betrag. Das gibt uns beiden Planungssicherheit."

Die 48-Stunden-Frist (statt 24h) ist im Coaching üblich, da die Sessions hochpreisiger sind und die Vorbereitung mehr Zeit kostet.

Professioneller Eindruck von der ersten Sekunde

Dein Buchungsprozess ist Teil deines Coachings. Wenn ein Klient Folgendes erlebt, fühlt er sich gut aufgehoben:

1. Klare Buchungsseite mit deinen Angeboten und Preisen

2. Unkomplizierter Buchungsprozess (3 Klicks maximal)

3. Sofortige Bestätigung per E-Mail mit allen Details

4. Automatische Erinnerung vor dem Termin

5. Einfache Stornierung/Umbuchung über einen Link

Vergleiche das mit: „Schreib mir eine Mail, dann schauen wir mal, wann es passt." – Der Unterschied in der Wahrnehmung ist enorm.

Buchungsseite optimieren

Deine Buchungsseite sollte folgende Elemente enthalten:

• Kurze Beschreibung jeder Session-Art (Erstgespräch, Einzelcoaching, Paketangebot)
• Preise transparent sichtbar
• Deine Qualifikation in 1–2 Sätzen
• Foto von dir (schafft Vertrauen)
• Testimonials wenn vorhanden

Verlinke die Buchungsseite überall: Website, Instagram-Bio, LinkedIn-Profil, E-Mail-Signatur, Podcast-Show-Notes.

Pakete und Serien anbieten

Coaching funktioniert am besten als Prozess, nicht als Einzeltermin. Biete Pakete an:

• Starter: 3 Sessions (z. B. 450 € statt 3 × 170 €)
• Intensiv: 6 Sessions (z. B. 850 € statt 6 × 170 €)
• Premium: 12 Sessions + Zwischen-Support (z. B. 1.500 €)

Pakete erhöhen den Kunden-Lifetime-Value und geben dem Klienten einen finanziellen Anreiz, dranzubleiben.

Fazit: Dein Buchungssystem ist dein erster Eindruck

Als Coach ist dein Buchungsprozess ein Spiegel deiner Arbeitsweise. Professionell, klar und respektvoll gegenüber der Zeit aller Beteiligten – das sollte dein Buchungserlebnis kommunizieren.

Mit TerminKasten richtest du verschiedene Termintypen ein, aktivierst Anzahlungen und bietest deinen Klienten eine Buchungserfahrung, die zu deinem professionellen Anspruch passt.